北京公关公司：邦行公关——大型会议服务流程

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邦行公关大型会议服务流程

关键词：会议服务|会议服务|会议

说到会议服务我们首先要说常见会议台型：剧院型、董事型、回字型、鱼骨型、U型、课桌型等，也可以根据客人要求摆台。

还有常见会议类型：高级会议（如政府接待、公司内部董事会、国际会议等）贸易洽谈会、茶话会、公司培训会、新闻发布会、知识讲座等。

会议服务流程：

一、会前

1、承接会议服务前需熟知以下内容：会议名称、会议性质、与会人数、会议期限、会议休息时间表、会议活动范围、准备内容、会议注意事项。

2、会前准备：

（1）根据会议的要求摆好会议的台型，工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求添加新的设备，调整好室温，注意通风。

（2）会场指示牌，在会议会场门口或大堂明显位置摆放会议指示牌。

（3) 有讲台的话要布置讲台花或其他装饰物，各个位置根据要求可以摆放人名卡。

（4）主席台上方或根据客户要求合适位置由工程部协助挂好横额。

（5）签到台：会议会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌、签到簿方便客人签到。

（6）休息区，熟悉本次会议休息时间表，可以提前与销售或客人沟通，安排合适的休息区域，并准备茶歇。

（7）服务员配备，人员安排到位，告知其负责的区域和服务内容，让其准备好所需要的东西适时提供服务。

（8）会场清洁，会场布置结束后清理好会场卫生，等待会议开始。

（9）现场礼仪彩排，如果会议当中需要专门的礼仪协助服务，提前与客户沟通好服务内容，对专人进行培训彩排，保证服务质量。

3、会前检查

会议开始前，根据会议内容例行检查，如设施、会议物品、人员筹备情况等。

二、会中

1、引领：准备大厅指示牌、引导员，引导客人到指定会议区域，由主办方专人引领重要嘉宾到位。

2、会中服务：

（1）主席台上湿巾、茶水等服务，也可根据会议情况而定。

（2）会场秩序维持服务，不要让与会议无关的人员进出会场，保持会场周边安静，不要有噪音或异味影响会议进行。

（3）茶水加水清洁服务，会议进行中实时为客人添加热水并清理桌面垃圾。

（4）委托代办服务，帮助客人做符合规章范围内的服务，如帮助客人打印文件、递送物品等。

（5）出入会场引领服务，客人出会场时，主动问候，有没有需要帮助的地方，引领客人去洗手间等地方。

（6）应急情况处理，对会议服务人员进行培训，如遇到紧急情况，如火灾疏散、禁坐电梯、指引客人迅速从安全通道撤离；如遇停电、溢水等情况，应安抚客人迅速找相关人员解决；如遇到客人突发疾病，需第一时间拨打急救中心电话，并可以找相关人员，在现场展开急症救护等。

3、会中茶歇休息：

会议进行中可能会有短暂的休息时间，要提前与主办方沟通什么时候开始，提前十分钟准备好食品、饮品等。茶歇开始后为客人提供咖啡、茶、食品服务，及时清理台面卫生，保证会场清洁。

4、会议结束时，如遇到参会人员合影留念，迅速为客人摆好位子，协助客人完成合影。

5、结账：提供会议过程中过的详细费用发生明细说明，由现场督导及以上人员与客户沟通进行核对并结账。

三、会后

1、宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。

2、撤回会议物品、桌椅、餐具。

3、清洁会场。

4、关闭电器设备。

5、检查清理情况。

6、服务人员撤出会场，关闭会议现场。

7、根据本次会议服务情况进行总结。