一、会前筹划  

▲确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

▲会前通知：通知参会人员

方式：电话通知或书面通知

内容：时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求（笔记等）

注意：通知后需落实有关负责人是否收到，并及时记录

→确定最后参会人员

统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务，并最后按照其职务统计分类；

统计交通路线，到达时间，飞机或火车，安排接送，详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话；

▲联系酒店：联系房间

预定房间（数量、类型、时间、价格）

→联系会议室

会议厅（容量、时间、设备、价格）

→餐饮安排

是否需要在会议时准备茶点，是否需要在会后安排一个宴会，是否需要提供饮用水，正餐有多少人安排多少桌

▲会议准备材料：

1、领导讲话稿；

2、发放资料：会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）、其他文件、房卡等；

3、会议设备：电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备；

▲场地布置：

1、会议横幅

2、主席台的安排：谁？几个人？怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备最好准备2套以上）

4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？

5、非常重要的会议，请速记员。

6、国际性会议，准备同音翻译。

▲支出预算：文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱，大概多少费用也要在方案结尾概算一下。

▲部门分工

 

二、会中安排

设立签到处：参会人员统一签到，领取房卡，发放资料袋，说明注意事项（比如手机、着装），咨询返程时间及交通路线，统计并通知安排；

餐饮问题：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？

注意事项：

1、空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！

2、灯光音响效果：

2、冲水：冲水不能冲着对方，要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。（1、整个会议的过程中要保证有饮用水。2、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。）

3、会议中途休息：放音乐，1、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

4、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常

5、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等；

 

三、会后收尾

▲退房：结账，收回房卡安置好不能及时离开的与会者。

▲送站：根据返程时间，统筹规划，送参会人员

▲会议照片：如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便

▲收拾：会议物品，避免忙中出错，遗漏东西

▲整理会议记录，总结为会议纪要

▲进行会议总结，分析不足之处，保留不错环节

会议指南：一、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、 大会主席、副主席、会议时间和地点；
 

注意事项
统计参会人员表格：姓名、电话；
签到表：姓名、电话、性别、资料领取、签字、备注；
到达时刻表：姓名、电话、路径、班次、时间；
房间安排：姓名、电话、性别、时间；
订票:姓名、电话、身份证、人数